Outil de calcul automatisé des prélèvements internes (OCAPI)Accompagnement de la recherche

Impulsé par la Direction de la stratégie financière, de l'immobilier et de la modernisation (DSFIM), l’outil OCAPI (Outil de calcul automatisé des prélèvements internes) est le fruit d’un travail collectif destiné à automatiser le calcul des prélèvements opérés par les délégations régionales sur les contrats et à générer les écritures budgétaires associées pour le CNRS.

Initié en décembre 2022, le projet OCAPI s’ancre dans le cadre de l’accompagnement d’une réforme sur les contrats gérés par le CNRS, mise en œuvre en janvier 2023, visant à uniformiser les taux de prélèvements spécifiques sur ses différents sites. Accompagné d’un prestataire, sept agents – issus des Services financiers et comptables (SFC) des délégations Paris-Normandie, Provence et Corse, Île-de-France Gif-sur-Yvette, de la direction des comptes et de l’information financière et du service allocation et gestion des ressources de la DSFIM – se sont ainsi mobilisés de janvier à fin mars 2023 en sus de leur charge de travail habituelle. Ils ont ainsi mis à profit des initiatives locales leur permettant de modéliser les données d’entrées, définir les règles de prélèvements des différents types de contrats et le format de sortie attendu par le système d’information (SI) budgétaro-comptable du CNRS (BFC) afin de concevoir un outil simple à prendre en main et généralisable, rapidement, à l’ensemble des délégations.

Déployé depuis mi-avril 2023, OCAPI a permis de réduire considérablement la charge de travail des agentes et des agents des SFC, générant 41 % des écritures de prélèvements en 2023, soit près de 10 000 écritures chargées en masse dans le SI Finances (BFC). Cet allégement permet aujourd’hui aux services de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, en particulier pour les unités de recherche. En parallèle, l'outil a permis de rattraper les prélèvements non réalisés dans certaines délégations régionales (DR) où des postes vacants avaient accumulé des retards sur les prélèvements. Le budget de fonctionnement des délégations étant entièrement financé par les frais de gestion issus de ces prélèvements, OCAPI aide désormais à sécuriser ces ressources. Progressivement adopté par l’ensemble des SFC des délégations régionales, l’outil a ainsi permis d’assurer la fiabilisation des montants prélevés ; en centralisant les règles de calcul dans une seule application utilisée par toutes les DR, le risque d'erreurs ou d'interprétations divergentes a été considérablement réduit. Ce travail se poursuit aujourd'hui avec l’implémentation de la solution dans le système d'information (SI) budgétaire du CNRS, BFC-Budget Finance Comptabilité (SAP), à laquelle la majorité des membres de l’équipe participent toujours activement.